Chi tiết cho từng việc làm văn phòng hành chính hiện nay

Doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng đầu việc không nhiều nên ít khi phân định rõ nhiệm vụ theo vị trí đặc thù, nhân viên hành chính văn phòng sẽ đảm nhận hết nhiệm vụ liên quan. Còn ở những doanh nghiệp lớn hoặc quy mô nhân sự phòng ban đông thì nhà tuyển dụng sẽ chia bộ phận hành chính văn phòng thành các vị trí chuyên trách. Nhân viên sẽ có nhiệm vụ theo từng việc làm văn phòng sau:

1. Nhân viên hành chính nhân sự 

Công tác tuyển dụng chính vẫn thuộc về phòng tuyển dụng, nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhận các công việc hành chính là trọng tâm, kết hợp hỗ trợ một số nghiệp vụ nhân sự đơn giản

– Tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ cho từng phòng ban trong công ty

– Lưu trữ, sắp xếp khoa học thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan. Đảm bảo nhanh chóng tìm thấy khi truy xuất.

 – Tiếp nhận đơn liên quan đến nhân sự ( đi làm trễ, về sớm, nghỉ phép, xét tăng lương, … ) gửi đến bộ phận nhân sự chuyên trách

– Theo dõi, chấm công nhân viên toàn công ty

– Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty.

– Kiểm tra định kỳ, điều chỉnh mức phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt … cho từng đối tượng nhân viên

– Quản lý máy móc thiết bị, văn phòng phẩm trong công ty. Tiến hành sửa chữa, mua mới khi cần thiết.

– Lưu trữ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến công tác hành chính nhân sự

– Soạn thảo, photo tài liệu, giấy tờ cho các cuộc họp, các đợt thông báo chính sách, quy chế…

– Chuẩn bị không gian tổ chức các cuộc họp, sự kiện, tiếp đón khách hàng / đối tác

– Tổ chức sinh nhật theo tháng cho nhân sự các phòng ban

– Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý

2. Nhân viên hành chính lễ tân 

Lễ tân là bộ phận đại diện hình ảnh của công ty. Khách hàng lần đầu đến công ty, nhân viên trao đổi hướng dẫn họ đầu tiên chính là nhân viên lễ tân. Do đó nhiệm vụ công việc cho vị trí này rất được chú trọng

– Chào hỏi, đón tiếp khách hàng, đối tác, giải đáp thắc mắc trực tiếp/ qua điện thoại

– Chuyển cuộc gọi, chuyển tài liệu đến các phòng ban liên quan

– Cập nhật thông tin, lưu trữ hồ sơ của khách hàng/đối tác vào sổ lưu trữ hoặc phần mềm nội bộ

– Tiếp nhận các cuộc gọi, chủ động xử lý trong phạm vi quyền hạn, hoặc chuyển lên cấp trên

– Giữ gìn vệ sinh khu vực sảnh, tuân thủ các quy định của công ty

– Phát hành thẻ ra vào cho khách, kiểm tra chặt chẽ người ra/vào thông qua sổ thông tin tại bàn trực

– Kiểm kê, phân phối và đặt mua bổ sung văn phòng phẩm cho nhân viên công ty

– Hướng dẫn khách hàng tham quan các phòng ban theo chỉ thị

– Hỗ trợ photo, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, hội thảo, sự kiện của công ty

– Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý

3. Nhân viên hành chính văn thư 

Văn thư lưu trữ trực thuộc phòng hành chính, những tài liệu, hồ sơ, văn bản trong và ngoài doanh nghiệp, gửi đến và gửi đi đều do bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý. Việc tách riêng nhân viên hành chính văn thư cũng nhằm tối ưu tầm quan trọng của vị trí này

– Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, chuyển cho các cá nhân/ bộ phận liên quan.

– Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đi từ các phòng ban, liên lạc đội ngũ chuyển phát nhanh hoàn thành nhanh nhất.

– Soạn thảo văn bản, thủ tục, thông báo… phổ biến các thông tin trong nội bộ công ty

– Lưu trữ khoa học toàn bộ tài liệu, hồ sơ, văn bản vào hệ thống phần mềm, vào kho lưu trữ, vào sổ lưu trữ

– Chịu trách nhiệm sự an toàn của các tài liệu , hồ sơ, văn bản, đặc biệt là những bản chính/ bản gốc/ tài liệu cần bảo mật cao

– Phối hợp cung cấp tài liệu cho các phòng ban chuyên môn theo đúng quy trình.

– Quản lý con dấu công ty, con dấu cấp quản lý

– Đóng dấu văn bản theo đúng trình tự thủ tục quy định

– Tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ văn thư lưu trữ an toàn

– Tham gia các khóa huấn luyện thủ tục, nghiệp vụ của các phòng ban chuyên môn để nắm rõ các tài liệu, hồ sơ cần thiết